На нашем сайте мы публиковали статью о том, как найти время для изучения иностранных языков. Ну что ж, в блоге мы публикуем статью о том, как правильно планировать свое время в целом.
Как избежать распространенных
ошибок
Насколько хорошо Вы планируете
свое время? У большинства людей ответ на этот вопрос неудовлетворителен!
Возможно, Вы чувствуете себя перегруженным и Вам часто приходиться работать
допоздна, чтоб уложиться в срок. Или же Ваши дни - это постоянный кризис,
который приводит к стрессу и деморализует.
Многие из нас знают, как можно
более эффективно использовать свое время; но для нас сложно найти ошибку в
своей работе и способ, как их избежать. Хотя, если мы умело пользуемся нашим
временем, наша работа становиться более продуктивной, а уровень стресса падает.
Вы можете работать над интересными, хорошо оплачиваемыми проектами, которые
могут сделать весомый вклад у развитие Вашей карьеры. Другими словами, быть
счастливыми!
В этой статье мы рассмотрим 10
самых распространенных ошибок, которые мы допускаем при распределении времени,
а также посоветуем несколько способов для их исправления. К этим ошибкам
относят:
Ошибка # 1. Отсутствие списка дел
на день.
Вас когда-то мучило ощущение
того, что Вы забыли сделать какое-то важное дело? Если это так, то Вы наверное
задумывались о важности использования списка дел на день (а если он у Вас и
был, то Вы не использовали его полностью!).
Трюк с использованием списка дел
на день заключается в быстром разделении приоритетов в заданиях. Много людей
используют систему кодировки A-F (A- для самых важных дел списка, F - для
незначительных). Как альтернативу, Вы можете ее упростить, используя кодировку
от А до D, или же заменить их числами.
Если в Вашем списке есть большие
проекты, и Вы не будете бдительны, то их записи будут нечеткими и не принесут
эффективности. К примеру, Вы написали "Начинай проект бюджета". Но
что это в себя включает? Отсутствие конкретизации может привести к затягиванию,
и Вы можете пропустить важные шаги. Поэтому убедитесь, что большие задания или
проекты разделены на конкретные, поэтапные шаги – и в этом случае Вы не
пропустите ничего важного.
Также Вы можете использовать
программу действий для распределения времени, когда Вы исполняете много больших
проектов одновременно (программы действий - это список дел на день
промышленного типа).
Ошибка # 2. Неустановленные
личные цели
Вы знаете, где Вы хотите быть
через 6 месяцев? Или же в это же время через год или даже 10? Если нет, то
настало время поставить какие-то личные цели!
Иметь личные цели - это очень
важный фактор в управлении временем, но четко поставленная цель дает
возможность почувствовать в каком направлении Вам необходимо двигаться. Когда
Вы знаете, куда Вы хотите пойти, Вы можете определить срочность этого дела,
спланировать время и рассмотреть пути того, как туда попасть. Цели помогают Вам
увидеть, на что Вам стоит тратить свое время и что Вас просто отвлекает.
Для того, чтоб научиться ставить
РАЗУМНЫЕ, действующие цели, прочтите теорию постановки целей Локка. Благодаря
ей Вы научитесь определять четкие цели, которые будут удерживать Вас
мотивированными.
Также Вам пригодиться наша книга
для лучшего понимания Лонг-Фюз, Большой взрыв Эрика Хезейлтана. Эта книга
научит Вас, как сосредоточиться над долгосрочными целями и не забывать о
короткосрочных приоритетах.
Ошибка # 3. Отсутствие
приоритетов
Ваш помощник столкнулся с
кризисом и нуждается в Вашей помощи, чтоб ее преодолеть, но Вы сейчас заняты
идеями нового клиента. Вы уверены, что вот-вот и Вы придумаете блестящую идею
для их маркетинговой компании, и теперь рискуете потерять ход мыслей из-за
этого "непредвиденного обстоятельства".
Иногда, трудно понять, как
правильно расставить приоритеты, особенно тогда, когда Вы заняты и у Вас целый
поток одинаково срочных заданий. Несмотря на это, если Вы хотите правильно
распределить свое время, Вы должны знать как четко расставлять приоритеты.
Вам пригодиться Action Priority
Matrix, которая поможет Вам определить высокоприбыльность задания с высокой
приоритетностью или малозначительную работу. Вы будете распределять время
намного лучше, если Вы будете знать об этой разнице.
Также у Вас есть возможность
пройти специальные курсы, на которых Вы научитесь правильно расставлять
приоритеты, что значительно улучшит Ваши профессиональные навыки.
Ошибка # 4. Неумение не
отвлекаться
Вы знали о том, что можно
потерять как минимум 2 часа в день, отвлекаясь на разные мелочи? А сколько Вы
могли бы сделать полезных дел за это время!
Будь то электронные письма, чаты,
коллеги со своими проблемами, телефонные звонки от клиентов, все они мешают нам
эффективно работать над заданием, которое мы можем выполнить только при условии
полной сконцентрированности над этим заданием.
Если Вы хотите контролировать
свой день и исполнять свою работу лучше, Вам необходимо как можно меньше
отвлекаться и с пользой проводить перерывы. К примеру, выключить чаты, когда
Вам необходимо сосредоточиться, этим самым Вы дадите людям знать, что они часто
Вас отвлекают. Вы должны знать, как сохранить сосредоточенность, даже если Вас
и отвлекли.
Кроме того, благодаря нашим
советам Вы сможете научиться организовывать свою работу с электронной почтой
таким образом, что она не будет отвлекать Вас от работы на протяжении дня.
Ошибка # 5. Промедление
Промедление - это когда Вы
откладываете свою работу на потом, хотя Вы должны сосредоточиться на ней именно
сейчас. Когда Вы медлите, то ощущаете вину из-за того, что не начали работать;
Вы боитесь выполнять данное задание; и в конце-концов не успеваете выполнить
работу в указанный срок.
Начните с нашего контрольного
опроса, чтоб выяснить, существует ли в Вашей жизни проблема промедления. Если
подобная проблема существует, то есть ряд советов, как от нее избавиться.
К примеру, сначала Вы можете
работать над проектом хотя бы по 10 минут в день. Часто люди, которые медлят,
находятся под давлением с самого начала работы над проектом и до конца, и это
ожидание делает их нервными. И это все вместо того, чтоб начать уделять работе
по несколько минут в день. И этого будет достаточно!
Также будет полезно использовать
план действий. Он поможет Вам разбить большие проекты на конкретные шаги, и Вы
с легкостью увидите, что Вам необходимо сделать и так постепенно Вы вложитесь в
указанные термины. Это поможет Вам ощутить не таким занятым, когда Вы начинаете
работу над новым проектом.
Ошибка # 6. Берете на себя слишком
много работы
Вам неудобно отказать в просьбе?
Если так, то наверное на Ваших плечах лежит много проектов и обязательств. Это
приводит к снижению продуктивности, стрессу и низкого морального духа.
А если Вы администратор: то есть
тот, кто настойчиво руководит или делает свою работу сам, поскольку не верит,
что кто-то это сделает правильно. (И это может быть проблемой для всех, а не
только для администратора).
В любом случае, Вы только тратите
свое время, когда берете на себя много обязательств, и можете заработать
репутацию небрежного сотрудника.
Вы должны постичь тонкое
искусство говорить "да" человеку и "нет" заданию. Это
поможет Вам отстаивать свои права и сохранить хорошую репутацию среди коллег.
Если кто-то пытается уговорить Вас согласиться на его просьбу, учитесь твердо
стоять на своем и не поддаваться давлению.
Ошибка # 7. Желание быть занятым
Некоторым людям нравиться быть
занятыми. Жесткие сроки, бесконечные письма в электронной почте, стоки файлов,
которые требуют немедленного внимания и постоянные встречи... какой адреналин!
Проблема в том, что такая
"любовь к занятости" не всегда означает, что Вы работаете эффективно
и может привести к стрессу.
Поэтому попробуйте поубавить
скорость и лучше научитесь правильно распределять время.
Ошибка # 8.
Многофункциональность
Чтоб быть на вершине своей
рабочей нагрузки, Линда всегда пишет электронные письма, когда разговаривает с
клиентами по телефону. И хотя Линда считает, что это великолепный способ
экономии времени, это может занять на 20-40 процентов больше времени, чем когда
Вы осуществляете эти задания последовательно. Из-за многофункциональности своей
работы она выполняет ее очень плохо – в письмах много ошибок, а клиенты
остаются недовольны невнимательностью Линды.
Посему лучше забыть о
многофункциональности работы и выполнять все задания последовательно. И это
сделает Вашу работу намного более качественной.
Ошибка # 9. Работа без перерывов
Конечно же приятно понимать, что
Вы можете работать 8-10 часов подряд, особенно когда Вам необходимо вложиться в
сроки. Но не каждый сможет сосредоточиться и делать действительно качественную
работу без отдыха и возобновления сил.
Поэтому нет нужды пренебрегать
перерывами. Это необходимый отдых, который помогает Вам творчески мыслить и
работать более эффективно.
Если Вам сложно прервать работу,
необходимо предвидеть перерыв в своем графике или поставить напоминание в своем
будильнике, выйти на большую прогулку, возьмите с собой кофе или просто
помедитируйте на рабочем месте. Старайтесь отдыхать 5 минут каждый час или две.
И проверьте, хватает ли Вам времени на обед – если Вы голодны, Ваша работа не
будет продуктивной!
Ошибка # 10. Неэффективное
планирование заданий
Вы жаворонок? Или сова? У каждого
из нас свои биоритмы, каждый из нас чувствует себя более продуктивным и
энергичным в разное время суток.
Вы можете составить свой график
так, чтоб на пике Ваших сил и энергии Вы выполняли самые тяжелые задания, а
когда Вы будете менее продуктивными, то Вы будете заниматься обычными делами
(такие как телефонные звонки и проверка электронной почты). Наша статья
"Это задание подойдет для утра?", научит Вас как именно это
необходимо делать.
Ключевые моменты
Одним из наиболее эффективных
способов повышения продуктивности является признание и исправление своих ошибок
при распределении времени.
Если Вы выделите время, чтоб
исправить эти ошибки, то это сделает значительный вклад в Вашу работу – и Вы
почувствуете себя более счастливыми и забудете о стрессе.
Комментариев нет:
Отправить комментарий